Elaborer un budget
Le budget prévisionnel constitue la base d’appui annuelle du fonctionnement de l’OGEC et contribue à la qualité de gestion financière de l’établissement. Elément essentiel de la vie de l’association, le budget prévisionnel est un outil de pilotage. D’un côté, il vous permet d’anticiper certaines décisions par rapport à l’activité future. D’un autre côté, il permet de suivre l’activité réelle par rapport à l’activité prévisionnelle.
L’élaboration d’un budget prévisionnel est donc nécessaire pour bien gérer financièrement un établissement.
Le budget prévisionnel sert à :
- Définir les projets à mettre en œuvre pour l'année scolaire à venir
- Chiffrer les ressources pour faire face à l'activité de l'établissement
- Demander de nouvelles subventions ou leur renouvellement, dans le cadre du contrôle du financement public (contrat d'association). La présentation du budget prévisionnel à la collectivité territoriale est une obligation
- Prévoir les charges nécessaires à l'activité prévisionnelle
- Définir les actions permettant d'augmenter les produits ou de réduire les charges
- Prévoir les investissements à réaliser
Matrice d'un budget
Si vous souhaitez obtenir la matrice de la région du budget prévisionnel, nous vous invitons à contacter votre conseiller de gestion de l'UDOGEC 35. Il vous communiquera la trame actualisée.
Outils d'aide à la gestion
Nous vous partageons quelques recommandations à réaliser :
Mettre en place un calendrier d’actions :
Traiter l’urgence en appliquant les actions pour sécuriser sa trésorerie
Prévoir à court terme, d’ici la rentrée scolaire, d’arbitrer les dépenses et d’appliquer les bonnes procédures dès la rentrée
Adapter, à moyen terme, un pilotage et refondre un budget sur des nouvelles bases
Construire tous les ans, durant le premier trimestre civil, un budget prévisionnel de fonctionnement et d’investissement pour l’exercice N+1 :
Etablir un budget prévisionnel annuel
Suivre l’état d’avancement de vos produits et charges en comparant le réel N et le prévisionnel N, mois par mois et en cumul
Suivre votre trésorerie surtout si vous rencontrez des difficultés financières
Etablir un budget de trésorerie en reprenant le budget prévisionnel et en indiquant chaque mois les recettes et les dépenses possibles. Cela vous permettra de connaître les mois difficiles afin d’anticiper et de trouver des solutions
Suivre ce budget de trésorerie en adaptant la trésorerie réelle mois par mois et en se projetant vers la fin de l’année au vu du prévisionnel établi
Optimiser sa trésorerie
Pour optimiser au mieux la trésorerie de son établissement, quelques points d'attention sont à surveiller :
- Les forfaits pour les collectivités - c'est une dépense obligatoire
- Les subventions à caractère social - à suivre en fonction des délibérations et/ou conventions
- Les contributions scolaires - à maintenir et à étudier au cas par cas pour les impayés
- Les prestations - ne facturer que si consommées
- Les remboursements des voyages scolaires - suivi sur la période des 18 mois
- La facturation des prestations de services - bien suivre vos contrats
D'autres recommandations :
- Être à jour dans l’enregistrement de sa comptabilité et observer l’état d’avancement entre le prévisionnel N (si déjà calculé et voté) et le réel N
- Être en transparence avec son banquier, ne pas le mettre devant le fait accompli
- Mettre en place des procédures sur le processus famille et fournisseurs (qui fait quoi, comment, quand, …) afin d’optimiser sa trésorerie
- Mettre en place des procédures sur la facturation aux familles et sur les impayés