Transmission aux instances
Conformément aux statuts d’OGEC, le Président de l’UDOGEC et l’autorité de tutelle (diocésaine ou congréganiste) sont membres de droit de l’OGEC. A ce titre, l’OGEC ne doit pas oublier de les convoquer aux réunions (CA et AG) et de leur envoyer les comptes-rendus.
Pour tous vos envois de convocations et procès-verbaux de Conseil d’Administration et Assemblée Générale au Président de l’UDOGEC et au Directeur Diocésain, nous vous remercions d’utiliser l’adresse
udogec35@enseignement-catholique.bzh
L’UDOGEC assure leur transmission à la tutelle diocésaine et à toutes les personnes concernées, à l’UDOGEC comme à la DDEC.
Ces documents sont archivés, année par année, dans la plateforme digitale ISIDOOR :
https://www.isidoor.org
En cas de difficulté pour vous connecter ou si vous avez perdu vos codes d’accès, n’hésitez pas à nous contacter en envoyant une demande par mail à :
udogec35@enseignement-catholique.bzh
N’oubliez pas de nous informer en cas d’élection d’un nouveau Président d’OGEC en transmettant à :
udogec35@enseignement-catholique.bzh
les coordonnées du nouveau Président d’OGEC (mail, téléphone et adresse postale) et une copie de la déclaration envoyée en préfecture.
Nous vous rappelons que de nombreux modèles de vie associative sont téléchargeables sur le site de l’UDOGEC : convocation, compte-rendu, déclaration de bureau, délibération sur les délégations bancaires …
L’UDOGEC et la DDEC s’efforceront de participer à vos conseils d’administration et assemblées générales d’OGEC, ou de s’y faire représenter à chaque fois que vous en ferez la demande explicite ou que cela sera possible ou nécessaire (dans ce cas, merci de prendre contact avant l’envoi de la convocation pour s’assurer de la compatibilité des agendas).
Transparence financière
Les OGEC perçoivent des fonds publics. Ils ont, à ce titre, des obligations pour permettre à l’Etat de contrôler la bonne utilisation de ces fonds. Les établissements scolaires sont tenus de :
- Tenir une comptabilité d’engagement (faisant ressortir les charges et les produits de l’exercice)
- Tenir une comptabilité analytique faisant ressortir les résultats de chaque secteur d’activité (activités d’enseignement et activités accessoires)
- Adresser les comptes de résultats de l’exercice écoulé à la DRFIP dans les 3 mois suivants la clôture de l’exercice.
Chaque OGEC est donc tenu d’adresser à la DRFIP au minimum un compte de résultat simplifié de l’exercice écoulé.
Le code de l’éducation prévoit également que si l’établissement a « bénéficié de ressources afférentes à la taxe d’apprentissage, l’emploi de ces ressources doit être retracé en détail sous une rubrique spéciale. »
Pour mémoire, la tenue d’une comptabilité analytique a pour objectif de prouver, en cas de contrôle, que les fonds reçus au titre dudit forfait ne sont pas utilisés pour couvrir les dépenses liées au caractère propre de l’établissement scolaire (animation pastorale et éducative propre à l’établissement) et que les contributions des familles sont utilisées pour couvrir les dépenses liées à la rénovation du patrimoine immobilier et au premier équipement de l’établissement.
Dépôts des dossiers réduits
Après l’Assemblée Générale Ordinaire, les dossiers réduits (composés au moins d’un compte de résultat résumé et du bilan Actif-Passif (voir si vous les avez du CFRR et CFRA) TPG-DRFIP (Trésorier Payeur Général - Direction Régionale des Finances Publiques) sont à faire signer par le Président d’OGEC et à renvoyer :
- Pour les établissements dont les dossiers sont suivis par l’UDOGEC 35, il faut envoyer le dossier signé par mail. L’UDOGEC se charge de l’envoi vers le service des impôts concernés.
christine.mainfray@e-c.bzh
- Pour les établissements non adhérents à l’UDOGEC 35, il faut renvoyer votre dossier DRFIP signé au service des impôts par mail.
drfip35.pgp.spl@dgfip.finances.gouv.fr
Publicité des comptes annuels
Certains OGEC doivent publier leurs comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes si :
Les OGEC dépassant, sur au moins deux exercices consécutifs, deux des trois seuils suivants :
- 50 salariés OGEC (personnes physiques, à temps complet ou non, hors enseignants sous contrat)
- 3 100 000 € de total de produits courants (produits de fonctionnement de la classe 7. Hors éléments exceptionnels)
- 1 550 000 € de total Bilan (total ou passif)
- Les OGEC percevant annuellement (au moins pendant deux exercices consécutifs) un cumul de subventions d’investissement et de fonctionnement - hors forfait d’externat - dont le montant annuel dépasse la somme de 153 000 €.
Les OGEC n’entrant pas dans l’un ou l’autre de ces cas de figure n’ont pas d’obligation de publicité de leurs comptes annuels.
Les documents à transmettre sont les comptes agrégés de fin d’exercice, c’est-à-dire les comptes généraux de la personne morale :
- Bilan global
- Compte de fonctionnement global
- Annexe
- Rapport du commissaire aux comptes
Le délai de transmission est dans les 3 mois à compter de leur approbation par l’organe délibérant (soit votre Assemblée Générale approuvant vos comptes).
En aucun cas, il ne faut communiquer à la Direction des Journaux Officiels les comptes de gestion patrimoniale et non scolaire.
Les documents doivent être déposés :
- Via un formulaire d’enregistrement en ligne disponible sur le site de la Direction des JO. Format exclusivement PDF (non protégé avec un mot de passe et pas en format compressé) d'un volume maxi 50 Mo
www.journal-officiel.gouv.fr/page/associations-comp
Adresse ou dénomination
La dénomination et/ou l’adresse du siège social de nombreux OGEC ne sont pas correctement renseignées sur le répertoire SIRENE. Il est essentiel de réaliser une mise à jour.
Certains d’entre vous sont, en effet, récemment passés, à l’occasion de l’adoption des nouveaux statuts, de la dénomination « AEPEC » à la dénomination « OGEC », mais n’ont pas déclaré le changement. De la même manière, des changements d’adresses de siège social n’ont pas été faits ces dernières années.
Nous vous rappelons que le fait de déclarer ces changements en préfecture ne suffit pas et n’entraine pas la mise à jour du répertoire SIRENE / URSSAF.
Nous vous invitons à vérifier que la dénomination et l’adresse du siège social de votre OGEC soient correctement enregistrées dans le répertoire SIRENE
1. Téléchargez en ligne l’avis de situation de votre OGEC sur le répertoire SIRENE
https://avis-situation-sirene.insee.fr/
2. Si la dénomination et/ou l’adresse du siège social de votre OGEC n’est pas correcte sur votre avis de situation au répertoire SIRENE, il faut déclarer en ligne les modifications auprès des services de l’URSSAF
Tutoriel-denomination-adresse-siege-aupres-de-lURSSAF.pdf
La déclaration du changement d’adresse du siège social entraînera une modification du numéro de SIRET de l’OGEC.
Il est important que votre dénomination OGEC et l’adresse de votre siège soient correctement renseignées, car, régulièrement, les administrations (CPAM, Agence de Services et de Paiement (ASP)…) bloquent des dossiers pour dénomination ou adresse non conforme.
Registres
Il est très fortement conseillé aux OGEC de tenir à jour un registre « spécial » où sont répertoriées les différentes modifications touchant l’association.
Les premières indications qui doivent y figurer sont :
- Premiers statuts de l’association
- Indication de la date de dépôt de la déclaration d’existence
- Date et numéro du récépissé délivré par la préfecture ou sous-préfecture
- Date de l’insertion au « Journal Officiel »
- Liste complète du premier Conseil d’Administration
Doivent ensuite y être mentionnés, dans l’ordre chronologique :
- Changements de dirigeants
- Récépissés délivrés par la préfecture à la suite des déclarations modificatives
- Toutes les modifications apportées aux statuts
- Changement d’adresse du siège social
- Acquisitions et aliénations d’immeubles
Le registre des délibérations rassemble les procès-verbaux des délibérations de l’OGEC et la compilation de tous les comptes-rendus des réunions de conseils d'administration et assemblées générales.
Il est fondamental que ce registre soit à jour car il permet de reconstituer les processus de décisions et c’est un moyen de preuve des décisions prises par les organes collégiaux de l’association auprès des banques, des administrations, des collectivités publiques.
Archivage
Un OGEC doit conserver certains documents afin de prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents et de leur délai de prescription.
Retrouvez toutes les informations sur le site de la FNOGEC :
https://infos.isidoor.org/kb/archivage-et-prescription-dans-un-ogec/