Comment créer un répertoire personnalisé des familles via les sources de données ?

En « Gestion administrative », les sources de données

1- Je crée une catégorie, exemple SECRETARIAT – COMPTABILITE – CHEF D’ETABLISSEMENT, puis je la sélectionne  (la zone doit être bleue). 

2- Je choisis les champs dans le tableau de gauche en double cliquant ou ajouter avec le sigle +, ils s’affichent à droite. En fin de sélection, je clique sur "ajouter la requête". La requête s’ajoute dans le tableau (requête existante) à la date du jour. Je personnalise son nom et j’indique un nom significatif (exemple : répertoire des familles).

3- Dans Gestion Administrative/Editions/Listes, onglet « Document », je vais charger les élèves souhaités sur la droite.

4- Je clique droit sur source, je sélectionne la source de données que je veux utiliser (voir point 2). 

5- Je clique sur « imprimer », pour ouvrir word en publipostage. Un fichier Word /publipostage s’ouvre vide, cliquer sur  « démarrer la fusion et le publipostage » puis sélectionner le type de document répertoire ou annuaire.

Cliquer sur insertion, puis sur insérer un tableau. Choisir le nombre de colonne que l’on veut, obligatoirement 1 ligne.

Cliquer sur onglet Publipostage/ Insérer les champs de fusions. Sélectionner les champs à faire apparaitre dans le répertoire dans chaque colonne et ajuster la présentation. Faire un essaie de résultat en cliquant sur «ABC, Aperçu des résultats ».

Enregistrer la maquette et lui donner un nom personnalisé.

Retourner sur Agate/Gestion administrative/Editions/Listes/Onglet Document.

Je sélectionne ma source de données par un clic droit dans la zone "Source".  Et je sélectionne ma maquette du répertoire personnalisé dans «Document», affichage du nom et chemin de la maquette. Cliquer sur « Imprimer », les 2 fichiers Word s’ouvrent. Cliquer sur le word de gauche avec l’intitulé du nom de la maquette => Cliquer sur "Démarrer la fusion et le publipostage", choisir "Annuaire" ensuite à droite sur "Terminer et fusionner" / "Modifier des documents individuels" puis "Tous".